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So organisierst du einen Online-Kongress

Schritt für Schritt

Denkst du darüber nach, selbst einen Online-Kongress zu veranstalten? Hier erfährst du, was du dafür brauchst und an was du denken solltest. Ich sage dir auch, wie viel Zeit du einplanen solltest und mit welchen Kosten du ungefähr rechnen kannst.

Was ist eigentlich ein Online-Kongress?

Online-Kongresse ähneln Kongressen, die vor Ort abgehalten werden – nur finden sie eben virtuell und nicht in Präsenz statt. Meist dauern sie mehrere Tage lang und es kommen verschiedene Expert*innen zu Wort. In der Regel werden die Videos dazu vorab aufgezeichnet. Manchmal gibt es aber auch Live-Interviews und Veranstaltungen in Echtzeit.

Wie funktioniert ein Online-Kongress?

Um einen Online-Kongress zu veranstalten, führst du vorab Interviews mit deinen Expert*innen. Diese Videos werden beim Kongress über eine Website ausgespielt. Wer teilnehmen und die Videos ansehen möchte, registriert sich per E-Mail für deine Veranstaltung. Die Personen, die sich angemeldet haben, erhalten darüber hinaus während des Kongresses täglich verschiedene Informationen und Links zu den Interviews per E-Mail. 

Wer sich die Interviews auch zu einem späteren Zeitpunkt ansehen möchte, kann ein Kongresspaket kaufen. Das ergibt zum Beispiel dann Sinn, wenn man nicht mehrere Stunden am Tag Zeit hat, um den Kongress zu verfolgen. Durch das Paket gelangt man in einen geschützten Mitgliederbereich. Meist sind verschiedene Pakete in unterschiedlichen Preisklassen erhältlich, die etwa Bonusmaterial der Speaker oder andere Benefits beinhalten.

Wer profitiert von einem Online-Kongress?

Es entstehen viele Vorteile für dich: Mit einem Online-Kongress erhöhst du deine Sichtbarkeit – unter anderem dadurch, dass auch die Speaker Werbung für die Veranstaltung machen. Oft bekommen sie dafür im Gegenzug eine Provision. 

Außerdem bietet ein Online-Kongress dir die Chance, deine E-Mail-Liste zu füllen: Die Teilnehmenden tragen sich bei dir ein – und auf diese Liste kannst du auch nach dem Kongress zurückgreifen. Du kannst darüber zum Beispiel deine eigenen Angebote, Neuerungen und Goodies präsentieren und so deine Verkaufsmöglichkeiten steigern.

Nicht zuletzt profitieren auch die Teilnehmenden des Kongresses: Sie erweitern ihr Wissen und bekommen neue Impulse.

Hier die Vorteile für dich zusammengefasst:

  • Deine Sichtbarkeit erhöht sich.
  • Deine E-Mail-Liste füllt sich.
  • Wer teilnimmt, kauft womöglich auch weitere deiner Angebote.
  • Du knüpfst neue Kontakte.
  • Weil auch die Speaker den Kongress bewerben, erreichst du mit einem überschaubaren Aufwand viele Menschen.
  • Ein Online-Kongress ist einfacher, weniger aufwendig in der Organisation und kostengünstiger als eine Veranstaltung in Präsenz.

Welche technische Ausstattung benötigst du?

Wenn du einen Online-Kongress veranstalten möchtest, brauchst du nicht nur ein gewisses Organisationstalent, sondern auch einige technische Grundlagen. Ich habe dir hier einmal zusammengefasst, was du dafür benötigst:

  • eine Domain bei einem Hoster, über den du deine Website speicherst
  • eine E-Mail-Adresse für den Kongress
  • einen Anbieter für die Zahlungsabwicklung deiner Kongresspakete. Hier empfehle ich dir Digistore24, aber auch Elopage ist als deutscher, seriöser Anbieter bekannt.
  • die Pro-Version von Zoom, um Videos aufzunehmen
  • die Pro-Version von Vimeo, um Videos zu speichern
  • ein gutes Videobearbeitungsprogramm oder jemanden, der dir die Interviews schneidet
  • ein Bildbearbeitungsprogramm, um Werbebanner zu erstellen
  • ein Tool, mit dem du einen geschützten Mitgliederbereich einrichten kannst. Hier empfehle ich dir Digimember Pro.
  • einen Newsletter-Anbieter, damit du die Kongress-E-Mails versenden kannst. Ich rate ich dir zu KlickTipp Premium. Vielleicht nutzt du bereits einen Newsletter-Anbieter. Achte unbedingt darauf, wie viele Kontakte dein Paket enthält. Bei einem Kongress kann es schon sein, dass sich mehr als 10.000 Menschen anmelden, wenn du gute Speaker gewinnen konntest und viel Werbung gemacht hast. KlickTipp kostet monatlich 50 Euro, was erst einmal viel klingt. Ich rate dir aber, an dieser Stelle nicht zu sparen. Du solltest auf jeden Fall prüfen, welche Kosten entstehen, wenn du ein vorhandenes Paket bei deinem Anbieter upgraden möchtest.
  • einen Zahlungsanbieter wie Digistore24, über den das Produkt gekauft werden kann. Wenn du Produkte über diesen Anbieter verkaufst, erhält Digistore24 eine Marge von 7,9 Prozent plus einen Euro pro Transaktion. Dafür musst du dich nicht um die Rechnung und die Auslieferung kümmern.

Welche Webseiten sind für einen Online-Kongress sinnvoll?

Für den Online-Kongress benötigst du zunächst eine Landingpage. Bereits mehrere Wochen vor Kongressbeginn sollten deine Speaker und du diese Seite bewerben. Über sie können Teilnehmende sich kostenfrei für das Event anmelden.

Außerdem erstellst du einen geschützten Mitgliederbereich. Wer ein Kongresspaket erworben hat, kann sich dort zu jeder Zeit die Videos ansehen. Meistens besteht dieser Bereich aus mehreren Unterseiten. 

Darüber hinaus benötigst du eine Verkaufsseite für die Kongresspakete. Auf diese Webseite gelangt man ausschließlich über die Newsletter, die du während des Kongresses verschickst. Dort können die Teilnehmenden deine Kongresspakete kaufen.

Wenn du ein Partnerprogramm für deine Speaker anbieten möchtest, über das sie eine Provision bekommen, brauchst du dafür noch eine weitere Webseite. 

Denk außerdem bitte daran: Deine Seiten brauchen Angaben zu Impressum, Datenschutz und Kontakt. 

Für den Anmeldeprozess benötigst du zudem noch weitere kleine Webseiten, zum Beispiel eine Dankesseite nach erfolgreicher Anmeldung und eine Bestätigungsseite. Bewährt hat sich zudem eine FAQ-Seite. Dort sind Fragen und Antworten aufgelistet, die den Teilnehmenden helfen, wenn sie beispielsweise Schwierigkeiten haben, ein Video abzuspielen.

Was kostet dich ein Online-Kongress?

Ich werde immer wieder gefragt, welche Kosten für einen Online-Kongress entstehen. Das lässt sich pauschal nicht sagen, denn es hängt davon ab, welche Programme du nutzt und an welchen Stellen du dir Hilfe holst. Grundsätzlich musst du alle Kosten für die technische Ausstattung wie Domain und Hoster, den Newsletter-Anbieter und Programme für Videos und Grafiken einkalkulieren. Dadurch können im Jahr schnell 1.000 Euro zusammenkommen. Eventuell kannst du hier auch auf bereits vorhandene Grundlagen zurückgreifen.

Neben den Kosten für die technische Ausstattung können weitere Kosten anfallen:

  • Wenn du die Erstellung der Websites abgeben möchtest, brauchst du einen Webdesigner oder eine Webdesignerin. Außerdem benötigst du unter Umständen jemanden, der deine Videos schneidet.
  • Schreibst du deine Texte selbst oder gibst du diese Aufgabe lieber ab? In dem Fall entstehen auch dafür Kosten. 
  • Honorare für Speaker: Manche Speaker verlangen ein Honorar. 
  • Wartung der Website: Dieser Punkt rückt oft in den Hintergrund, ist aber wichtig, damit die Käufer*innen auch nach Ende des Kongresses auf den Mitgliederbereich zugreifen können

Wie viel Zeit solltest du für einen Online-Kongress einplanen?

Im Idealfall dauert es drei bis vier Monate, einen Online-Kongress zu organisieren. Diese Zeitspanne ist realistisch, wenn viele Schritte parallel laufen können: Dein Webdesigner oder deine Webdesignerin kümmert sich um die technische Einrichtung und schneidet möglicherweise auch die Videos, jemand schreibt die Texte für die Website und die E-Mails, während du die Speaker organisierst, dich mit ihnen absprichst und Werbung für die Veranstaltung machst.

Du kannst natürlich auch versuchen, alles allein auf die Beine zu stellen. Dann solltest du allerdings deutlich mehr Zeit einplanen. Ich persönlich würde dir dann davon abraten, einen Kongress allein zu organisieren, wenn du dich in die technischen Details erst noch einarbeiten müsstest. Das kostet einfach zu viel Zeit, die du besser anders nutzen kannst. Wenn du hierzu Fragen haben solltest, helfe ich dir gern weiter.

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